Gestion de commandes

Le module «Multi Purpose Documents» permet de créer des documents standardisés dans Word, p. ex. des offres ou des lettres d’accompagnement.

Les factures et les paiements des clients peuvent être établis en devises étrangères (EUR, USD, GBP).

Les montants des ventes, mais également ceux des achats liés aux différentes prestations sont indiqués. Le bénéfice réalisé avec la commande apparaît donc directement dans l’aperçu du dossier. Comme les paiements fournisseurs peuvent être saisis, le trafic des paiements est également sous contrôle dans Umbrella.net.

Pour les prestations réservées, des données supplémentaires sont importées depuis le GDS, p.ex. savings, zones IATA pour les prestations aériennes, fare basis codes, le fare per night ou les codes de chaînes hôtelières. Les employés d’une entreprise peuvent saisir des données supplémentaires, p. ex. postes de coûts, numéros d’employé ou de projet. Le gestionnaire TAF permet de calculer automatiquement par entreprise les frais liés aux prestations vendues. Les données peuvent être exportées vers des fournisseurs de cartes d’entreprise tels que Airplus, Amex/BTA CH/AT, Diners ou Visa. Les paiements par carte de crédit Lodge sont établis automatiquement pour les prestations non réglées par paiement direct BSP.

Toutes les données d’Umbrella.net sont stockées dans une base de données centrale. Si de nouveaux rapports sont nécessaires en plus des évaluations standard, l’outil de reporting permet de définir des évaluations personnalisées.

Pour la comptabilité débiteurs, des entrées de journal sont créées sur la base de factures, notes de crédit et paiements de clients. Ces entrées sont exportées dans un fichier comptable périodiquement ou selon les besoins sous forme d’écritures collectives. Les écritures collectives sont transférées manuellement dans la comptabilité financière.

Côté créditeurs, les achats et les paiements fournisseurs (module Achats nécessaire) déclenchent des écritures de charges. Ces écritures sont exportées dans un fichier comptable périodiquement ou selon les besoins sous forme d’écritures collectives. Les écritures collectives sont transférées manuellement dans la comptabilité financière.

Pour la comptabilité débiteurs, des entrées de journal sont créées sur la base de factures, notes de crédit et paiements de clients. Côté créditeurs, les achats et les paiements fournisseurs (module Achats nécessaire) déclenchent des écritures de charges. Ces entrées sont exportées dans un fichier comptable périodiquement ou selon les besoins sous forme d’écritures collectives. Les écritures collectives sont transférées manuellement dans la comptabilité financière.

Les écritures débiteurs et créditeurs dans Umbrella.net sont exportées dans un fichier comptable périodiquement ou selon les besoins sous forme d’écritures collectives. Ce fichier comptable peut être téléchargé puis chargé dans la Comptabilité financière Abacus.

Pour créer des documents de voyage de qualité, utilisez Destinationbook! Personnalisez vos programmes clients avec des photos, des cartes et des guides de voyage de la bibliothèque Destinationbook et publiez-les simultanément sous forme numérique et imprimée. La transmission automatique des données depuis Umbrella.net permet de limiter à un minimum l’édition manuelle dans Destinationbook.

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Avec le module PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard), toutes les données de cartes de crédit sont transférées en toute sécurité vers Datatrans https://www.datatrans.ch. À l’adresse du client dans umbrella.net, seuls les alias des cartes de crédit sont enregistrés (c.-à-d. cryptés) et peuvent être réutilisés pour des paiements via contrat MPO. Les factures peuvent être accompagnées de liens de paiement et transmises aux clients. Ce processus fonctionne via le contrat de commerce électronique. Les clients peuvent saisir eux-mêmes les données de leur carte de crédit en utilisant un lien généré par umbrella.net. Sans le module PCI-DSS, aucune donnée de cartes de crédit ne peut être enregistrée dans umbrella.net.

Le module «BVR automatique» permet de créer un BVR ou un code QR, selon les paramètres définis par l’agence de voyages, lors de la comptabilisation de la facture. L’importation des paiements reçus s’effectue via le chargement d’un fichier électronique (v11 ou camt054) mis à disposition par votre banque/poste.

Les prestations achetées individuellement offrent souvent une meilleure marge que l’achat d’un arrangement. La fonction Package Builder permet de regrouper les prestations individuelles réservées en un package global.

Avec myclimate, les clients peuvent compenser les émissions de CO2 de leur vol ou de leur croisière avec un projet de protection climatique myclimate. L’application de billetterie myclimate est entièrement intégrée dans Umbrella.net. Sur demande, Umbrella rembourse à l’agence de voyages 7% de commission de la part de la fondation myclimate.

L’expert en location de voitures Sunny Cars est le premier prestataire à intégrer son outil de bannière dans le système mid-office d’Umbrella. Vous pouvez ainsi envoyer les offres de location de voitures de Sunny Cars aux clients directement depuis Umbrella.net.